עורכת הדין הפונה מעוניינת לבער עשרות תיקים סגורים של לקוחות שנשמרו בארכיב, ונוכח ההוצאה הכספית הכרוכה במשלוח מכתבים בדואר רשום ללקוחותיה כמתחייב מהכללים היא מבקשת לדעת אם ניתן להסתפק בשליחת דוא"ל, ורק במקרה בו לא יתקבל אישור מסירה וקריאה – יישלח מכתב בדואר רשום.
ועדת האתיקה הבהירה כי אין כל מניעה לפנות באמצעות דוא"ל ולהזמין לקוחות להעתיק או לצלם חומר ארכיוני המצוי ברשות משרדהּ של עורכת הדין הפונה, ובהזדמנות זו אף להחתימם על מסמך המאשר ביעורו של החומר.
ברם, ללא אישור חתום כאמור מאת הלקוח לא ניתן להסתפק במשלוח דוא"ל עם אישור מסירה (גם אם נרשם שהתקבל ונקרא), ויש לפעול כמצוות סעיף 4 לכללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרדי עורכי דין), התשל"א-1971 על דרך של הצעה במכתב רשום עובר לביעור החומר.
עורכת הדין הפונה הופנתה במקביל לפתרונות שהוצגו במסגרת מדיניות 2.003 – שמירת חומר ארכיוני.
